Inden ferien er der ofte travlt med at få det sidste på plads, og overleveringen bliver skrevet på sidste arbejdsdag i en fart. Det giver noter, der kun giver mening for dig selv. En god overleveringsnote skal kunne læses af en, der ikke har fulgt dine opgaver, og som har travlt med sit eget. Begynd derfor et par dage før, så du har tid til at rette og supplere.
Hvad noten skal indeholde
Start med det vigtigste: Hvad kan ikke vente, og hvornår sker det? Skriv de opgaver øverst, med en kort beskrivelse af, hvad der skal gøres, og hvem der har brug for svar. Derefter kommer det, der bare skal holdes øje med, og til sidst det, der roligt kan vente, til du er hjemme igen. På den måde kan læseren stoppe, så snart han eller hun har fået det, der skal bruges, og resten af noten er kun til opslag.
Gør noten konkret. I stedet for blot at skrive, at nogen skal tjekke med kunden, skriver du, hvem kunden er, hvad kunden sidst har sagt, og hvad kunden venter på. Skriv, hvor de relevante filer og mails ligger, og hvem der ellers ved noget om sagen. Nævn også, hvad der er aftalt, men ikke skrevet ned, for det er dét, der ellers forsvinder, når du ikke er der.
Fortæl, hvad kollegerne selv må beslutte, og hvornår de bør vente. Det sparer dem for at gætte og undgår, at de bliver bange for at røre ved noget. Hvis nogen kan få brug for at række ud til dig, så skriv, hvordan og i hvilke tilfælde. Er du helt ude af rækkevidde, så skriv det også, så ingen sidder og venter på svar.
Gennemgå noten sammen med den, der overtager, hvis det er muligt. Et kort møde afslører ofte huller, du ikke selv kan se. Læg til sidst noten et sted, hvor alle kan finde den, og skriv i din fraværsbesked, hvem folk skal kontakte. Når du så lukker computeren, kan du gå på ferie uden at tænke på, hvad kollegerne mon leder efter.
