Hver sommer opstår det samme: Flere kolleger vil gerne holde fri i de samme uger, og nogen skal alligevel tage telefonen. Det kan blive en ubehagelig samtale, hvis den først tages, når kalenderen allerede er fuld af halvfærdige ønsker. Start derfor tidligt, og gør det til en fælles opgave, ikke noget, der afgøres i enrum af én person. Et kort oplæg på et teammøde er nok til at få samtalen i gang.
Ét sted, hvor alle kan se ønskerne
Lav et fælles overblik, som alle kan læse og skrive i. Det kan være en delt kalender, et stort ark på væggen eller en helt almindelig tabel. Bed hver især om at skrive deres ønskede uger ind som ønsker og ikke som endelige svar. Når alt står samlet, kan man se, hvor det er tæt, og hvor der er luft. Det er langt lettere at tale om, når alle kigger på det samme.
Tag derefter fat i det, der faktisk skal være dækket, mens nogen er væk. Skriv ned, hvilke opgaver der ikke kan vente, og hvem der ellers kan tage dem. Måske er der en telefon, som skal besvares, en kunde, som skal have svar, eller en ting, der skal tjekkes hver dag. Når nøgleopgaverne har en stedfortræder, bliver det mindre farligt, at flere er væk samtidig.
Når der er overlap, så tal åbent om det. Kig på, hvem der sidst fik sit første ønske opfyldt, og lad det gerne skifte fra år til år. Nogle har børn i skole, andre kan flytte sig lettere, og mange har ikke tænkt over, at de faktisk kunne. Ofte finder holdet selv en løsning, hvis det får lov til at snakke sammen i stedet for at gætte på, hvad de andre mener.
Til sidst skriver I planen ned og sender den rundt, så alle ved, hvor de står. Hæng den gerne op et synligt sted, og læg den ind i den fælles kalender. Aftal også, hvordan man kan bytte, hvis noget ændrer sig, så det ikke ender i lange beskedkæder. Så kan alle tage af sted uden at spekulere på, om arbejdet kører videre, og dem, der er tilbage, ved præcis, hvad de har ansvaret for.
