Mandag morgen kan ugen ligne en stor bunke, der vælter ind over én, før kaffen er drukket. Det hjælper at afsætte en kort stund, inden indbakken og telefonen tager over. Sæt dig med et stykke papir eller en tom side på skærmen, og skriv ned, hvad du ved skal ske i løbet af ugen. Det behøver ikke være pænt eller i rækkefølge. Målet er blot, at det ligger foran dig i stedet for at køre rundt i hovedet.
Fra bunke til overblik
Kig derefter på kalenderen, og læg de faste aftaler ind først. Møder, kundebesøg og afleveringer ligger fast, så resten af ugen må arbejde sig ind omkring dem. Se, hvor der er lange åbne strækninger, og hvor dagene er skåret op i små stykker. De lange strækninger er dem, du skal bruge til opgaver, der kræver ro og tid. De små stykker passer til det, der kan klares hurtigt mellem to aftaler.
Vælg nu tre ting, som ugen skal nå, og skriv dem øverst på arket. Tre er nok til, at du kan huske dem uden at kigge, og få nok til, at de faktisk bliver gjort. Alt andet er godt at få med, men det er ikke ugens mål. Når du en onsdag er i tvivl om, hvad du skal gribe fat i, er det de tre ting, du vender tilbage til.
Giv hver dag en realistisk mængde. De fleste undervurderer, hvor meget tid der går til afbrydelser, ventetid og uventede henvendelser, så lad hver dag have et hul, som ikke er planlagt. Det er dér, den overraskende opgave kan lande, uden at resten af ugen skrider. Hvis der ikke sker noget uventet, har du pludselig et frirum til noget, du ellers ville have skubbet til næste uge.
Slut med at lægge planen et sted, hvor du kan se den hele ugen. En seddel ved skærmen, en side i kalenderen eller en fast fil fungerer lige godt, bare den er let at finde. Kig på den hver morgen, og stryg det ud, der er gjort. Fredag ser du, hvad der er tilbage, og tager det med videre til næste mandag uden dårlig samvittighed. Så bliver planen et værktøj, du bruger, og ikke en liste, der blot ligger og anklager dig.
