Kalendarz z czasem zapełnia się spotkaniami, które kiedyś miały sens, ale dziś już go nie mają. Cykliczne rozmowy, które nikogo nie interesują, przypomnienia o sprawach dawno zamkniętych, terminy, których nikt już nie pamięta. Wszystko to zabiera uwagę i sprawia, że trudno zobaczyć, co naprawdę zostało w planie. Warto więc czasem zrobić porządki, tak jak w szafie lub na biurku.
Przegląd stałych spotkań
Zacznij od przejrzenia kalendarza na kilka tygodni do przodu. Zwróć uwagę na wpisy, które powtarzają się co tydzień lub co miesiąc. Przy każdym zadaj sobie pytanie: czy to spotkanie nadal jest potrzebne? Czy nadal ma cel? Czy moja obecność jest konieczna? Jeśli odpowiedź brzmi nie, zaznacz je do usunięcia lub zmiany, ale jeszcze niczego nie kasuj.
Nie usuwaj niczego bez porozumienia, jeśli spotkanie dotyczy innych osób. Zapytaj organizatora, czy ma ono jeszcze sens, albo zaproponuj krótsze i rzadsze spotkanie. Często okazuje się, że inni myślą tak samo, tylko nikt nie chciał zacząć. Przygotuj prosty powód, na przykład że chcesz mieć więcej czasu na ważne zadania, i podziękuj za dotychczasową współpracę.
Przejrzyj także własne przypomnienia i terminy. Usuń te, które dotyczą spraw zamkniętych, i popraw te, które mają błędne daty. Sprawdź, czy w kalendarzu jest miejsce na zadania, a nie tylko na spotkania. Blok czasu na pracę w skupieniu jest równie ważny jak umówiona rozmowa, a bez niego dzień zamienia się w ciąg krótkich przerw, w których trudno cokolwiek skończyć.
Powtarzaj takie porządki regularnie, na przykład raz na kilka miesięcy albo na początku nowej pracy. Zapisz w kalendarzu wpis, który przypomni Ci o przeglądzie. Gdy kalendarz pokazuje tylko to, co naprawdę ważne, łatwiej zaplanować tydzień, a Ty masz poczucie, że to Ty rządzisz swoim czasem, a nie czas Tobą. To niewielki wysiłek, który zwraca się szybciej, niż się spodziewasz. Jeśli pracujesz z innymi, zaproponuj wspólny przegląd stałych spotkań całego zespołu, bo wtedy wszyscy zyskują na tym, że zniknie to, co nikomu już nie służy, i zostanie tylko to, co ma sens. Dzięki temu kalendarz znów staje się narzędziem, a nie ciężarem.
