W środku pracowitego okresu wszystko wydaje się pilne. Telefon dzwoni, wiadomości spływają, a lista zadań rośnie szybciej, niż da się ją skracać. W takiej chwili łatwo próbować robić wszystko naraz i skończyć dzień ze zmęczeniem, a z niewielkim efektem. Lepiej świadomie zdecydować, co zrobić teraz, a co może poczekać, i trzymać się tej decyzji nawet wtedy, gdy ktoś zapyta o coś innego.
Wybierz to, co naprawdę musi być zrobione
Zacznij od zapisania wszystkiego, co masz do zrobienia. Nie porządkuj jeszcze niczego, po prostu wypisz wszystko na jednej kartce. Potem przy każdej pozycji zadaj sobie pytanie: co się stanie, jeśli nie zrobię tego w tym tygodniu? Jeśli odpowiedź brzmi, że nic poważnego, to zadanie może poczekać. Przekreśl je na bieżącej liście albo przenieś na osobną kartkę, którą otworzysz, gdy najgorszy czas minie.
Zostaw na liście tylko te zadania, które mają termin albo od których zależą inni ludzie. Zwykle jest ich mniej, niż się wydaje. Ułóż je w kolejności i dopasuj do poszczególnych dni. Jeśli zadań wciąż jest za dużo, zapytaj przełożonego lub współpracowników, co ma pierwszeństwo. Krótka rozmowa oszczędza wiele dni niepewności, a potem nie trzeba się z niczego tłumaczyć.
Poinformuj osoby, których dotyczy przesunięcie. Zwykła wiadomość, że zadanie zostanie zrobione w przyszłym tygodniu, wystarcza, by uniknąć nieporozumień. Ludzie wolą usłyszeć, że coś się opóźni, niż czekać bez żadnej wiadomości. Podaj też nową datę i dotrzymaj jej. Dzięki temu zachowasz wiarygodność, nawet gdy nie możesz zrobić wszystkiego naraz, i nikt nie będzie miał poczucia, że został zlekceważony.
Zostaw sobie w każdym dniu odrobinę wolnego miejsca. W pracowitym okresie zawsze pojawia się coś niespodziewanego, a plan wypełniony do ostatniej minuty nie wytrzymuje nawet drobnej zmiany. Gdy ten okres minie, wróć do listy odłożonych spraw i zaplanuj je po kolei. Dzięki temu nic nie przepadnie, a Ty przetrwasz najtrudniejszy czas bez poczucia, że wszystko wymyka się spod kontroli. Warto też na koniec każdego dnia zapisać jedną rzecz, którą udało się zrobić. To drobny nawyk, który daje poczucie postępu nawet w najbardziej intensywnym tygodniu.
