Czasem już na początku albo w połowie widać, że zadanie nie zmieści się w wyznaczonym terminie. Wtedy wiele osób milczy i liczy na cud, a potem w ostatniej chwili musi się tłumaczyć. Tymczasem prośba o więcej czasu, zgłoszona wcześnie, jest zwykle przyjmowana ze zrozumieniem. Ważne jest, by zrobić to we właściwym momencie i we właściwy sposób, spokojnie i z konkretną propozycją.
Zgłoś to wcześnie i konkretnie
Najpierw sprawdź, ile czasu naprawdę potrzebujesz. Rozłóż zadanie na kroki i oceń każdy z nich. Zapisz, co jest już zrobione, a co jeszcze zostało. Dzięki temu nie prosisz o czas na wyczucie, ale możesz pokazać rzeczowy plan. Rozmowa oparta na konkretach jest spokojniejsza i łatwiej ją zakończyć uzgodnieniem, które zadowoli obie strony. Warto też zapisać kilka zdań przed rozmową, żeby nie zapomnieć o najważniejszych argumentach, gdy pojawi się stres lub pośpiech.
Powiedz o problemie jak najszybciej, gdy tylko go zauważysz. Im wcześniej to zrobisz, tym więcej możliwości ma druga strona: może przesunąć termin, przydzielić pomoc albo zmienić zakres zadania. Prośba zgłoszona w ostatnim dniu zostawia tylko jedną odpowiedź, a często jest nią niezadowolenie, któremu można było łatwo zapobiec.
Powiedz też, co proponujesz. Zamiast mówić, że nie zdążysz, powiedz, że potrzebujesz jeszcze kilku dni, i podaj konkretną nową datę. Możesz również zaproponować, że część zadania oddasz w terminie, a resztę później. Takie rozwiązanie pokazuje, że myślisz o wspólnym celu, a nie tylko o własnej wygodzie, i ułatwia drugiej stronie zgodę.
Dotrzymaj nowej daty. Jeśli okaże się, że i ona jest zagrożona, poinformuj o tym od razu, a nie w ostatniej chwili. Po zakończeniu zastanów się, dlaczego termin był zbyt krótki: czy zadanie było większe, niż przewidywano, czy przeszkodziły inne sprawy? Ta wiedza pomoże Ci w przyszłości lepiej oceniać czas i wcześniej mówić o trudnościach, zanim urosną do rozmiarów problemu. Zwykle okazuje się, że osoby, które zlecają zadania, cenią uczciwość bardziej niż pozorną punktualność, a dobra współpraca opiera się właśnie na takim zaufaniu. Nie ma w tym nic wstydliwego, bo każdy czasem ocenia czas zbyt optymistycznie.
