Jede und jeder kennt die Situation: Der Kalender ist voll, und dann kommt jemand mit einer weiteren Aufgabe, die noch schnell erledigt werden sollte. Zusagen fühlt sich einfacher an, denn ein Nein wirkt schnell unhöflich oder unkollegial. Doch wer immer Ja sagt, arbeitet irgendwann an allem ein bisschen und an nichts mehr richtig. Freundlich Nein zu sagen ist eine Fähigkeit, die man üben kann, und sie zahlt sich aus.
Klar, freundlich und mit einer Alternative
Bevor du antwortest, verschaffe dir einen Überblick. Wie voll ist die Woche wirklich, und was müsstest du für die neue Aufgabe liegen lassen? Wenn du die Termine vor dir hast, klingt dein Nein nicht wie eine Ausrede, sondern wie eine sachliche Auskunft. Zeige gegebenenfalls sogar den Kalender, damit die andere Person die Lage selbst sieht und nicht das Gefühl hat, abgewiesen zu werden.
Sage es freundlich und ohne lange Rechtfertigung. Ein Satz, dass es dir leidtut, du diese Woche aber keinen Platz mehr hast, reicht meist völlig aus. Viele Menschen erklären zu viel und öffnen damit eine Diskussion, in der sie sich am Ende doch überreden lassen. Bleib bei einer kurzen, ehrlichen Begründung und einem freundlichen Ton, und wiederhole sie ruhig, wenn nachgefragt wird.
Biete, wenn möglich, eine Alternative an. Vielleicht kannst du die Aufgabe in der nächsten Woche übernehmen, nur einen Teil davon machen oder jemanden nennen, der mehr Zeit hat. So merkt das Gegenüber, dass du die Sache ernst nimmst und nicht einfach abwimmelst. Manchmal reicht auch die Frage, was bei dieser Aufgabe wirklich zählt, und ihr findet gemeinsam eine kleinere Lösung, die für beide passt.
Wenn du nicht ablehnen kannst, weil die Aufgabe tatsächlich wichtig ist, dann frage, was dafür zurückgestellt werden darf. So bleibt die Entscheidung über die Reihenfolge nicht allein bei dir. Übe das Neinsagen in kleinen Situationen, dann fällt es dir in größeren leichter. Mit der Zeit erleben die anderen dich als verlässlich, weil du nur zusagst, was du auch halten kannst, und das schätzen die meisten mehr als ein schnelles Ja, das dann doch nicht eingehalten wird. Wer ehrlich sagt, was geht und was nicht, muss sich später auch nicht entschuldigen.
