På en vanlig arbetsdag kommer det hela tiden saker som kräver uppmärksamhet direkt. Telefonen ringer, ett meddelande dyker upp och någon står vid skrivbordet och behöver en snabb sak. Det känns viktigt eftersom det är bråttom, men det är inte alltid samma sak. Om du svarar på allt som ropar högst blir dagen full, utan att det som betyder mest blir gjort. Därför är det bra att lära sig skilja de två åt.
Två frågor att ställa
Ställ dig två frågor om varje uppgift. Den första är: Får det verkliga följder om det här inte blir gjort i dag? Den andra är: Måste jag göra det själv, eller kan någon annan ta det? Svaren sorterar uppgifterna ganska snabbt. Det som får följder och bara kan göras av dig kommer först. Det som är bråttom men kan lämnas vidare, lämnar du vidare, och sedan tänker du inte mer på det.
Många uppgifter är viktiga utan att ha någon tidsgräns. Det kan vara att skriva ner en rutin, tänka igenom nästa månads arbete eller höra av sig till en kund som inte har frågat efter något. Ingen ringer och påminner om sådant, och därför skjuts det upp gång på gång. Men det är ofta här som arbetet blir bättre på lång sikt. Lägg in en fast tid för sådant i kalendern, annars kommer den aldrig.
Det finns också uppgifter som är bråttom men egentligen inte betyder så mycket. Ett mejl som vill ha svar direkt kan ofta vänta en stund, och en fråga blir ofta bättre besvarad om du får tänka efter först. Testa att svara lite senare i stället för på en gång. Oftast har ingenting hänt under tiden, och du har fått utrymme till något som faktiskt är viktigare.
Varje morgon kan du skriva ner de tre viktigaste sakerna och sätta dem först. Gör en av dem innan du öppnar mejlen. Det kräver lite övning, eftersom känslan av att det är bråttom är stark, men efter ett tag märker du skillnaden. Dagarna blir lugnare, och du går hem med känslan att du har gjort det som verkligen behövde göras, inte bara det som ropade högst.
