Cada área de trabalho tem a sua época mais movimentada: as vendas de fim de ano, a época balnear, o regresso às aulas, o fecho de contas, uma grande feira. Quando chega, já não há tempo para pensar; só se consegue reagir. Por isso, o melhor momento para preparar é antes, enquanto ainda há calma e a cabeça está livre para pensar no que vai ser preciso, e no que se pode adiantar.
Aproveitar a calma antes da tempestade
Começa por recordar o que aconteceu no ano passado. O que correu bem? O que falhou? Em que dias houve mais trabalho e o que faltou? Se ainda tiveres notas, lê-as. Se não tiveres, pergunta aos colegas. Estas recordações são o melhor guia para perceber o que preparar desta vez, e mostram o que vale a pena mudar para que a época seja menos pesada.
Faz uma lista do que precisa de estar pronto antes de a época começar: materiais, encomendas, ficheiros, contactos, tarefas rotineiras que se podem adiantar. Marca datas para cada coisa. O que puderes fazer com antecedência, faz agora, porque mais tarde não haverá tempo. Mesmo pequenas tarefas adiantadas aliviam bastante, e cada uma que fica pronta é uma preocupação a menos quando o ritmo apertar.
Combina com a equipa como vão dividir-se as tarefas e quem substitui quem. Pensa também nos teus próprios limites: até que horas podes trabalhar, o que vais recusar, quando vais fazer pausas. Se falares nisto antes, evitas mal-entendidos e cansaço desnecessário quando o trabalho apertar, e todos sabem com o que podem contar durante as semanas mais difíceis.
Deixa de fora algumas coisas que não são essenciais e adia-as para depois da época. Diz aos outros o que não será possível fazer nessa altura. E reserva já um momento, passado o pico, para descansar e fazer um balanço. Sabendo que há um fim, é mais fácil aguentar a fase mais difícil com calma, e o balanço servirá de base para preparar melhor o ano seguinte. Quem se prepara com calma chega ao pico com mais confiança e menos cansaço.
