Nella lista delle cose da fare ci sono spesso compiti minuscoli: rispondere a una domanda breve, confermare un orario, firmare un foglio, mandare un allegato. Scriverli richiede quasi lo stesso tempo che farli, e poi restano lì a occupare spazio nella lista e nella testa. Per queste piccole cose la strada più semplice è farle subito, nel momento stesso in cui arrivano.
La regola della cosa piccola
La regola è semplice: se una cosa richiede pochissimo tempo, falla nel momento in cui ti viene in mente o ti arriva. Non aggiungerla alla lista, non rimandarla. Ogni volta che rimandi qualcosa di piccolo, devi anche ricordartene, riaprirla, capire di nuovo di che cosa si tratta e solo dopo agire. È un lavoro doppio, senza motivo, e alla fine costa più tempo che farla subito.
Attenzione, però, a non esagerare. La regola vale solo per le cose davvero piccole. Se un'attività richiede riflessione o si trasforma in un lavoro lungo, va nella lista e nell'agenda come le altre. E se stai lavorando a qualcosa di importante che richiede concentrazione, un compito piccolo può aspettare un momento più adatto: non interrompere in continuazione ciò che stai facendo per sbrigare cose che non hanno fretta.
Scegli dei momenti per le piccole cose. Puoi farle appena arrivano, se non stai facendo altro, oppure raccoglierle e sbrigarle in una volta sola, a metà mattina e nel pomeriggio. Quello che conta è non lasciarle accumulare. Una lunga serie di compiti piccoli si trasforma in un peso, mentre se viene sbrigata a mano a mano non si nota nemmeno e non toglie energia.
Alla fine della giornata guarda che cosa è rimasto. Se ci sono cose piccole ancora da fare, prova a chiuderle prima di andare via: bastano pochi minuti. Avrai la sensazione piacevole di lasciare la scrivania pulita e la mente più libera. Con il tempo la lista conterrà solo le cose che meritano davvero di essere pianificate, e sarà più facile capire da dove cominciare. Piccoli compiti chiusi ogni giorno danno una sensazione di ordine che si sente anche nel resto del lavoro.
