Quando il responsabile è via, per una trasferta o per un periodo di assenza, il lavoro non si ferma. Anzi, può succedere che ognuno aspetti che qualcun altro decida, e che le cose si blocchino per giorni. Con qualche accordo semplice e un po' di iniziativa, il gruppo può continuare a lavorare bene, e il responsabile ritrova al ritorno un lavoro ordinato, con le questioni importanti già affrontate.
Prima della partenza e durante l'assenza
La cosa migliore è parlarne prima. Chiedi al responsabile quali decisioni puoi prendere da solo, quali vanno rimandate e chi sostituirà in caso di dubbio. Una breve conversazione toglie molte incertezze. Se il responsabile ha già una lista di priorità per il periodo di assenza, fattela dare. Se non c'è, proponi tu una bozza, così avrete comunque un punto di partenza condiviso.
Dividete i compiti in modo chiaro. Ognuno deve sapere di che cosa è responsabile e a chi rivolgersi. Se manca una persona di riferimento, scegliete insieme chi coordina, anche solo per raccogliere le domande e passarle al responsabile. Un breve incontro all'inizio della settimana e uno alla fine bastano a tenere tutti allineati e a evitare che ciascuno lavori per conto proprio.
Tieni un elenco delle cose da comunicare al ritorno: decisioni prese, problemi incontrati e questioni rimaste aperte. Non serve una relazione lunga, bastano poche righe chiare. Se qualcosa è urgente e non puoi decidere, scrivi al responsabile un messaggio breve con la domanda e le possibili soluzioni, così può rispondere in un attimo anche se è impegnato in un altro posto.
Non aspettare che tutto sia perfetto. Molte decisioni piccole possono essere prese senza problemi, e il responsabile di solito le apprezza. Al ritorno, riassumi in pochi minuti che cosa è successo. Un gruppo capace di andare avanti da solo lavora meglio anche quando il responsabile c'è, perché ognuno sa meglio che cosa deve fare e si sente parte di un lavoro comune. Al ritorno, il responsabile potrà riprendere da dove il gruppo è arrivato, senza dover ricostruire nulla. Una breve nota di ringraziamento a chi ha aiutato rende il passaggio più sereno per tutti.
