Jokaisessa työssä on tehtäviä, jotka palaavat viikosta toiseen tai kuukaudesta toiseen. Ne ovat tuttuja, ja siksi niiden tekeminen alkaa helposti sujua muistin varassa. Silloin tapahtuu virheitä: yksi vaihe unohtuu, jokin lähetetään väärään paikkaan tai jotain jää tekemättä, koska ajatukset olivat muualla. Tarkistuslista on yksinkertainen tapa varmistaa, että kaikki tulee tehdyksi joka kerta, vaikka päivä olisi kiireinen.
Kirjoita lista sillä kertaa, kun teet tehtävän
Paras tapa tehdä lista on kirjoittaa se juuri sillä kertaa, kun teet tehtävän. Kirjoita jokainen vaihe muistiin sitä mukaa kuin etenet, ja pidä lauseet lyhyinä. Älä yritä muistaa kaikkea tyhjästä, sillä silloin jotain jää varmasti pois. Kun tehtävä on valmis, lue lista läpi ja korjaa se sellaiseen järjestykseen, jossa asiat oikeasti tehdään. Näin lista vastaa todellista työtä eikä sitä, mitä luulet tekeväsi.
Pidä lista lyhyenä. Jos siinä on liikaa kohtia, sitä ei jakseta lukea, ja siitä tulee vain paperia pöydän kulmalle. Kirjoita mukaan ne asiat, jotka on helppo unohtaa tai joiden unohtaminen aiheuttaisi hankaluuksia myöhemmin. Itsestään selvät asiat voi jättää pois. Hyvä lista mahtuu yhdelle sivulle, ja sen voi silmäillä nopeasti ennen kuin aloittaa tai kun tehtävä on päättymässä.
Säilytä lista siellä, missä tehtävä tehdään. Jos se on jossakin kansiossa, jota ei koskaan avata, siitä ei ole apua. Kiinnitä se seinälle, pidä se työpöydällä tai liitä se kalenterimerkintään, joka muistuttaa tehtävästä. Jos tehtävää tekee useampi ihminen, sopikaa, että kaikki käyttävät samaa listaa eikä jokaisella ole omaa versiotaan, joka poikkeaa muiden versioista.
Päivitä lista säännöllisesti. Kun jokin muuttuu tai huomaat, että jokin vaihe puuttuu, lisää se heti. Poista kohdat, jotka eivät enää ole tarpeen. Lista on elävä työkalu eikä kertaalleen tehty asiakirja. Ajan mittaan huomaat, että tehtävät sujuvat nopeammin ja pienet virheet vähenevät, kun sinun ei tarvitse pitää kaikkea mielessäsi. Samalla uusi työntekijä pääsee alkuun helpommin, kun vaiheet on kirjattu näkyviin. Jos lista alkaa kasvaa liian pitkäksi, jaa se kahteen osaan: ensin valmistelu ja sitten itse tekeminen. Näin lista pysyy helposti hallittavana myös silloin, kun tehtävä on iso ja siinä on monta vaihetta.
