Als de zomer voorbij is en iedereen weer aan het werk is, ontstaat er vaak een korte periode waarin niemand goed weet waar te beginnen. De mailbox is vol, de agenda's staan vol met afspraken die al vastliggen, en het najaar lijkt plots overvol. Dit is het moment om rustig de planning voor de komende maanden op te stellen, voordat de drukte je overvalt en je alleen nog maar kunt reageren op wat op je afkomt.
Eerst de vaste punten, dan de wensen
Begin met de vaste momenten: vergaderingen, leverdata, drukke periodes en evenementen. Zet ze samen in één overzicht, bijvoorbeeld op een grote kalender aan de muur of in een gedeeld document. Kijk ook wie er wanneer beschikbaar is, want sommige collega's nemen in het najaar nog verlof. Zo zie je meteen waar de knelpunten liggen en waar er nog ruimte is voor extra werk.
Bespreek daarna de doelen voor het najaar met je team of leidinggevende. Wat moet er echt af zijn vóór het einde van het jaar, en wat mag doorschuiven? Kies een paar hoofddoelen in plaats van een lange lijst. Hoe minder het er zijn, hoe groter de kans dat ze gehaald worden. Vertaal elk doel in een of twee tussenstappen met een datum, zodat je kunt zien of je op schema zit.
Leg de planning niet in één keer voor de hele periode vast. Werk de eerste maand grof uit en houd de rest ruimer. Er komt altijd iets bij, en een plan dat te strak zit, moet na twee weken alweer herzien worden. Plan bij voorkeur ook een moment in, bijvoorbeeld halverwege, waarop je samen bekijkt of alles nog klopt en of er iets moet worden bijgestuurd.
Maak de planning zichtbaar voor iedereen: hang ze op, deel ze digitaal of bespreek ze op de eerste vergadering. Als iedereen weet wat er op het programma staat, kan hij of zij zelf beter plannen en tijdig laten weten als er iets niet lukt. Zo begint het najaar niet met chaos, maar met een gedeeld beeld van wat er komt en wie waarvoor zorgt.
