Het gebeurt zelden op een rustig moment: een acute opdracht komt binnen, en je hele dagplanning is opeens niet meer van toepassing. Je voelt de druk en weet tegelijk niet waar je moet beginnen. Het helpt om niet meteen te reageren, maar eerst even rustig te kijken wat er aan de hand is en wat er precies van je gevraagd wordt.
Even stilstaan, dan herschikken
Begin met vragen stellen. Wat is er precies nodig, wanneer moet het klaar zijn, en wat gebeurt er als het later wordt? Soms blijkt de deadline ruimer dan gedacht, of is een deel van de opdracht kleiner dan het leek. Noteer wat je hoort en herhaal het kort naar de ander, zodat je zeker weet dat je het goed begrepen hebt en niet halverwege ontdekt dat het anders bedoeld was.
Kijk daarna naar je dag. Wat had je gepland, en wat daarvan moet vandaag echt gebeuren? Zet alles wat kan schuiven op een lijstje met een nieuwe dag erbij. Wat niet kan schuiven, bekijk je opnieuw: kan iemand anders het overnemen, of kan het korter? Zo maak je bewust ruimte voor de nieuwe taak, zonder dat alles tegelijk half wordt gedaan en niets meer af komt.
Laat weten wat er verschuift. Iedereen die op jouw werk van vandaag rekent, verdient een bericht. Een korte mail of een telefoontje met een nieuwe tijd is genoeg. Mensen waarderen het als je het vertelt voordat ze ernaar moeten vragen, en zo voorkom je verrassingen en irritatie later op de dag, wanneer het toch al druk genoeg is.
Werk de acute taak in één keer af als dat kan, en plan het vervolg meteen in. Aan het eind van de dag kijk je terug: wat is gedaan, wat is opgeschoven en wat moet morgen? Zo blijft de rest van de week overzichtelijk, ook al liep de dag anders dan verwacht. Een dag die anders loopt dan gepland is dan geen mislukte dag, maar gewoon een dag met een andere volgorde. Houd daarom een paar kleine taken achter de hand die je op zulke momenten kunt laten schuiven zonder dat iemand er last van heeft.
