L'été apporte souvent des semaines plus calmes : certains collègues sont absents, les clients se font plus rares et le téléphone sonne moins. Ce calme est une occasion à saisir, car il permet de faire ce que la routine repousse le reste de l'année. Sans un minimum de plan, ces semaines passent pourtant très vite, et l'on retrouve la même pile de choses en retard à la rentrée, avec en plus le regret de ne pas en avoir profité.
Choisir ce qui vaut la peine d'être rattrapé
Commencez par lister tout ce qui traîne : classement de dossiers, messages en attente, documents à mettre à jour, tâches remises à plus tard. Ne cherchez pas à tout faire. Choisissez trois ou quatre chantiers qui, une fois terminés, vous soulageront vraiment. Un tri fait au départ évite de se disperser dans de petites tâches sans importance qui donnent l'impression d'avancer sans rien changer.
Répartissez ensuite ces chantiers sur les semaines calmes. Réservez des plages de temps précises dans l'agenda, de préférence le matin, quand vous êtes le plus disponible. Sans rendez-vous inscrit, le travail de rattrapage cède la place à l'urgence du jour, même quand celle-ci est minuscule. Laissez une marge, car les semaines calmes ne le sont jamais tout à fait, et un appel imprévu suffit à bousculer une matinée.
Profitez de l'absence des autres pour faire ce qui demande du silence : rédiger, réfléchir à une organisation, revoir une façon de faire. Ce sont souvent des tâches importantes mais peu pressantes, que le rythme habituel écrase. Un bureau paisible est aussi l'occasion de ranger, de trier les archives et de jeter ce qui ne sert plus, afin de retrouver un espace de travail clair pour l'automne.
Gardez aussi un peu de temps pour préparer la rentrée. Notez ce qui reviendra en septembre, ce qu'il faudra commander ou prévoir, et les personnes à contacter. Quand tout le monde sera de retour, vous aurez déjà une longueur d'avance. Et surtout, laissez-vous quelques demi-journées tranquilles : un rattrapage bien mené ne doit pas devenir une nouvelle source de fatigue ni gâcher la fin de la belle saison.
